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Fattura elettronica, come non impazzire lavorando con le pubbliche amministrazioni

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Approfondimenti | 06-09-2017

Dal 6 giugno '14 (inizialmente solo verso Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti di previdenza indicati dall'ISTAT) e successivamente dal 31 marzo '15 verso tutte le Amministrazioni Pubbliche, è obbligatorio l'utilizzo della fatturazione elettronica per quelle ditte, artigiani, società, ecc che svolgono servizi o forniture per conto delle PA.

Ok, adesso che abbiamo definito che la fattura elettronica (o FatturaPA) in questi casi è obbligatoria passiamo alla domanda principale: ma cos'è esattatamente la fattura pa?
Da un punto di vista puramente tecnico è un file in formato XML (o anche eXtensible Markup Language) in cui vengono racchiuse una serie di informazioni fra cui i dati fiscali della società o artigiano che fornisce la prestazione (partita iva - codice fiscale - ecc),  i dati dell'amministrazione pubblica che riceve la prestazione, ed anche il CIG (Codice Identificativo Gara) o il CUP (Codice Unico di Progetto).
È molto importante che il file rispetti la struttura richiesta per legge e che racchiuda i dati necessari. Se anche solo uno di questi aspetti viene a mancare le fatture elettroniche generate saranno considerate non valide.

Come posso fare quindi a generare una fattura elettronica pa al primo colpo senza mettere mani a del codice incomprensibile?
Se già utilizzi un software gestionale o un software fatturazione non preoccuparti, probabilmente se aggiornati hanno già questa funzionalità indispensabile.

Se invece gestisci i conti alla "vecchia maniera" forse è il caso di iniziare a valutarne l'utilizzo, sono sempre di più i software di fatture in cloud o gestionali online disponibili a costi molto accessibili rispetto ad un tempo, ma sopratutto essendo software in cloud non dovrai installare nulla su PC. Dovunque tu sarai avrai solo bisogno di una connessione internet e delle credenziali di accesso.

Una volta generate le tue fatture pa dovrai apporre la firma elettronica al file XML prima di trasmettere tramite PEC all'ente o pubblica amministrazione interessata. 
Come firmo digitalmente la mia fattura?
La firma in formato digitale solitamente viene applicata tramite delle schede in cui sono memorizzati i dati fiscali del legale rappresentante (o libero professionista); solitamente sono delle vere e proprie "SIM" dentro una penna usb, con un software che in maniera automatica rinomina la fattura e firma digitalmente il file.

Hai firmato la tua FatturaPA? Molto bene, ora se il file è stato generato correttamente e firmato può essere finalmente inviato (via PEC o facendo login nel Sistema di Interscambio) all'Amministrazione Pubblica interessata.
Prima di inviare la fattura è sempre consigliabile verificare la bontà de file, ed è possibile farlo tramite un servizio di verifica ufficiale fornito dal Governo. Non saltare questa operazione apparentemente superflua, se il file viene rifiutato dovrai generarne uno nuovo, firmarlo una seconda volta, ed inviarlo nuovamente per poi aspettare un'altra notifica allungando tutti i tempi.

Bene, ora che hai finalmente inviato il file e tutto è andato a buon fine rimane solo un ultimo aspetto ma non per questo meno importante: la conservazione fattura elettronica.
Per legge non è sufficiente conservare semplicemente i file sul proprio pc, ma bisogna utilizzare dei servizi appositamente autorizzati per la conservazione delle fatture elettroniche. Alcuni di questi sono chiaramente a pagamento, l'Agenzia delle Entrate da comunque la possibilità di conservare i file gratuitamente presso il suo portale online.

Non scoraggiarti, tutto questo sembra difficilissimo ma non lo è! La fatturazione elettronica è uno strumento molto utile per chi lavora a stretto contatto con le PA perché tutela sia il privato che l'Ente Pubblico. 

Se hai qualche curiosità in più o delle domande specifiche non esitare a contattarci, faremo il possibile per aiutarti o indirizzarti sulla strada giusta!

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